УПРАВЛЯЯ ВРЕМЕНЕМ - УПРАВЛЯЙТЕ ЖИЗНЬЮ, Станислав Забровский

Журнал "National Business" декабрь-январь (2010-2011)

 Станислав, сегодня понятие «тайм-менеджмент» - уже не просто управление временем. Что оно в себя включает?

 Вы правы, тайм-менеджмент - это не просто управление временем, это управление собственной жизнью. Сюда входит не только умение правильно распределить свое время между отдыхом и работой, но и контроль задач, определение целей и ценностей. Время - невосполнимый и при этом ограниченный ресурс, его не может хватить на всё, поэтому очень важно уметь расставлять приоритеты. Очень справедливо сравнение нашей жизни с сосудом, который каждый заполняет сам. Рутинные дела - это песок, крупные цели - камни. Если положить в сосуд несколько камней, то песок заполнит пустоты. Но если весь сосуд забить песком, то камням просто не останется места.

Вы работаете с такими крупными компаниями, как РЖД, ММК, «Ингосстрах», «Вимм-Билль-Данн». Насколько сегодня в России востребован тайм-менеджмент, по вашему мнению? Малый бизнес тоже применяет в организации работы инструменты ТМ?

Бизнес заинтересован в повышении эффективности труда, а потому тайм-менеджмент очень востребован. Как крупные, так и небольшие компании уделяют этому внимание. Я знаю, что многие предприятия используют OutLook уже не только как почтовый клиент, но и как инструмент планирования и организации труда. Кстати, показатель эффективной работы - отсутствие спешки. В компании, где хорошо организован трудовой процесс, никто никогда никуда не спешит.

Любой человек, обращавшийся в российские госучреждения, сталкивался с полным отсутствием какого-либо тайм-менеджмента. Будет ли меняться эта ситуация?

Не хочется обижать коллег, но, как ни парадоксально, у них на внедрение подходов и инструментов тайм-менеджмента просто нет времени. Как в притче из книги Екклесиаста, когда дровосек рубил деревья тупым топором и тратил на это огромные усилия. Когда ему предложили наточить топор, он ответил: «Мне некогда точить топор, я должен дерево рубить». В государственных учреждениях масса рутинных дел, дублирования, противоречия норм и документов, создается мнимая спешка и искусственный цейтнот,отчего страдают сами же сотрудники. Но, думаю, постепенно ситуация будет меняться. Во-первых, президент страны всегда задает тренды для чиновников. Например, при Ельцине все играли в теннис, при Путине катались на горных лыжах. Медведев демонстрирует всем интерес к технологическим новинкам, различным гаджетам. Быть эффективным становится модно. А во-вторых, кадровый состав омолаживается и в государственных учреждениях, а новое поколение всё же более мобильно.

 Расскажите об основных инструментах ТМ!

Многие ограничиваются составлением списка задач на день в своем блокноте, но этого недостаточно. Но как распланировать день, чтобы хватило времени и на срочные вопросы, и на текущие дела, и на время для подготовки будущих проектов?

При планировании дня или недели разбивайте задачи на «жёсткие», привязанные к конкретному времени, «гибкие», которые нужно выполнить в течение дня, и «бюджетируемые», которые требуют больших затрат времени и сил, но не имеют жесткой временной привязки.

OutLook тоже позволяет вести «жёсткое» и «гибкое» планирование, но при этом ещё даёт возможность контролировать задачи и встречи по нужным разрезам и горизонтам, хотя чаще всего используется просто как почта. Это как купить ноутбук и использовать его только как поднос для чая.

Россияне зачастую не только не могут распорядиться своим рабочим временем, но и не умеют отдыхать. Как быть с этим?

Отдыхать необходимо и в течение рабочего дня, и в выходные. Когда мы учимся в школе, у нас 45 минут длится урок, 10 минут - перемена, когда поступаем в университет - 80 минут пара, 20 минут - отдых. Когда выходим на работу, мы забываем о том, что отдыхать необходимо. Каждый рабочий цикл начинайте полностью восстановленными, по возможности. Не нужно брать на себя кучу обязанностей и неподъемный груз ответственности - делайте свою работу и давайте себе отдых. Ни одному работодателю не нуженчеловек, который переутомлен и не справляется с поставленными задачами. Руководителям можно дать совет: делегируйте больше задач подчиненным, усиливая инструменты разумного контроля. Подчинённые должны знать, что вы ничего не забываете. Не работайте над задачами сами - управляйте информацией о них.

Мне известен такой случай: одна русская девушка, переехав в Германию, вышла на работу. Чтобы лучше вникнуть в свои новые обязанности и специфику компании, она стала задерживаться после официального окончания рабочего дня. В результате руководство посчитало, что она попросту не справляется со своими обязанностями в отведенное время, и девушка лишилась рабочего места. Как вы можете это прокомментировать?

На первый взгляд, человеку с менталитетом среднего россиянина эта ситуация покажется несправедливой. У нас даже принято задерживаться на работе - наоборот, тот, кто уходит вовремя, вызывает удивление более «трудолюбивых» коллег. Я же считаю, что подход европейцев намного рациональнее и правильнее, и даже как-то «честнее».

Девушку уволили не за то, что «не справлялась», - это видимая часть ситуации, так сказать «буква». Давайте заглянем внутрь: есть хорошее предприятие, всё работает чётко, люди уходят вовремя (значит, лучше восстанавливаются и более мотивированы), сложился определённый порядок, который это всё поддерживает. Тут появляется наша «героиня» и сама решает, каких распоряжений ей стоит придерживаться, а каких нет. Какой при этом возникает прецедент и примердругим? Значит, под «благовидным» предлогом можно правила нарушать?! А это очень далеко идущие последствия. «Со своим уставом в чужой монастырь не ходят», поэтому я думаю, что руководство компании поступило  абсолютно правильно,  если человек сразу  не даёт себе труда думать о своих действиях и их последствия.

 Тренинги и семинары по тайм-менеджменту дают человеку знания и в какой-то степени навыки. Но как можно мотивировать работника использовать их на работе?

Действительно, это очень актуальный вопрос, так как участники семинаров очень разные. Я провёл не одну сотню разных тренингов в СНГ и заметил, что как человек учится, так он, как правило, и работает. В любой группе, которая проходит тренинг, как и в любой компании, без труда выделяется несколько типовых подгрупп. Сотрудников и участников условно можно разделить на три категории: первые - это люди, которые просто не умеют делать плохо, чем бы ни занимались. Свою работу они выполняют безупречно, кем бы ни являлись - руководителями, продавцами, официантами или медсестрами. Они умеют и хотят работать, на тренинг приходят с желанием учиться и применять навыки на практике. Это самые ценные для любой компании сотрудники, «золотой фонд». Вторая подгруппа - люди, которые пока так не умеют, но их можно научить и они хотят этого. Не могут и не хотят, но могут создавать помехи другим, так как легко кооперируются. Возвращаясь к вопросу, могу сказать: люди, входящие в первую группу (таких социологи называют «обладающими самомотивацией») будут самостоятельно улучшать свою эффективность и использовать новые знания в работе. Вторые научатся. Третьих лучше сразу увольнять.

По вашему опыту, можно ли выделить таких неэффективных сотрудников на начальных этапах, еще до того, как они будут приняты в штат компании?

Это сделать нетрудно. Во-первых, человека, который умеет, любит или хотя бы привык трудиться, всегда выдает блеск в глазах и энтузиазм, если он говорит о любимой работе. Он может рассказывать о том, что сделал для компании, в которой работал прежде. На собеседовании спросите претендента на вакансию, какого наибольшего успеха он достиг на предыдущем месте, что реализовал, за счёт чего и как преодолевал проблемы. По деталям в ответах сразу станет понятно, что человек представляет собой, самостоятельнодостиг результата или нет. Можно и подстраховаться, не полениться и позвонить предыдущему работодателю, чтобы получить достаточно подробную характеристику потенциального сотрудника. Если смело даст телефон, значит, ушёл корректно, неплохо пройтись с ним по определённым контрольным точкам.

Поделитесь вашими личными секретами управления временем?

На самом деле, секретов нет. В своей ежедневной практике я пользуюсь методом заполнения «дыр времени». Время, которое провожу, например, в ожидании рейса в аэропорту, я трачу с пользой - допустим, слушаю аудиокниги. Сначала было сложно воспринимать информацию на слух, но со временем я себя к этому приучил. Еще одно полезное правило - это чередование нагрузки. Например, я люблю бизнес-книги, но в качестве отдыха слушаю или читаю художественную литературу.

Из инструментов тайм-менеджмента я часто использую метод планирования по контекстам - местам, людям. Метод очень эффективен в российских реалиях, когда много хаоса. Например, сегодня я буду в этом месте, там мне надо встретиться с такими-то людьми и решить такие-то задачи.

CBS logo
Call us in Kyiv:
+38 067 187-20-07
we in facebook we in vk
Эд Кох
Inspirational Opinions
Тренинг дал возможность взглянуть на процесс управления под новым углом. Стиль работы тренера очень интересный.
Юлия Герзанич
review of training "Новые компетенции менеджера (Новый менеджмент)" Бубнов Иван
Проект о Дизайне Человека и Аналитик Human Design