Гибкие методы организации времени, Глеб Архангельский

Репортаж портала Training.com.ua с тренинга CBS 

Компания «Core Business School», в рамках сотрудничества с проектом «Training.com.ua» пригласила одного из наших коллег на открытый тренинг известного российского тренера Глеба Архангельского. Мы предоставляем Вашему вниманию отчет нашего сотрудника о тренинге и эксклюзивное интервью Глеба Архангельского для проекта «Тренинги, Семинары и Конференции в Украине»

Глеб Архангельский

Генеральный директор компании «Организация Времени». Ведущий эксперт в области управления временем. Автор методов управления временем в условиях хаоса, неопределенности, невозможности «распланировать» непредсказуемое будущее.

Научный руководитель ряда исследовательских и учебных программ по внедрению тайм-менеджмента в российском высшем образовании. Автор и преподаватель курса тайм-менеджмента в Президентской программе подготовки кадров в Российской экономической академии им. Плеханова. Координатор неформальной общественной организации «Тайм-менеджерское сообщество». Создатель и главный редактор крупнейшего в рунете сайта по тайм-менеджменту — «Организация времени»

Автор первой в России книги по тайм-менеджменту: «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы». Автор многочисленных статей и тематических серий по вопросам личной и корпоративной эффективности в ведущих деловых изданиях: газетах «Ведомости» и «Элитный персонал», журналах «Компания», «Карьера», «Менеджмент сегодня», «Top-Manager», «Бизнес-журнал», «ДП-Персонал», «Лидеры образования», «Рекламные идеи», и др. Участник передач по управлению временем на ОРТ, РТР, ТВЦ, Радио России.

А теперь о том, как это было:

Сразу скажу, что тренинг начался точно вовремя, и каждый перерыв тренер начинал также строго по расписанию. До нашего знакомства с Глебом, я не догадался посмотреть его фото на сайте www.improvement.ru, и, признаюсь, не ожидал увидеть столь молодого человека, обучающего тайм-менеджменту. Это оказался не единственный приятный сюрприз на протяжении двух дней тренинга.

В 9:40 в просторном конференц-зале гостиницы «Санкт-Петербург» 22 участника тренинга начали свое обучение методу Глеба Ахрангельского.

Среди участников тренинга владельцы, директора и топ-менеджеры известных украинских компаний самых разных направлений.

Наталью Махновскую, руководителя отдела продаж компании «Чистая вода» перед началом я спросил:

— Какое настроение перед началом тренинга?

— Очень хорошее. Я ожидаю узнать методики организации собственного времени. Конкретные знания о том, как организовать свое время и как внедрить тайм-менеджмент в компании. Еще один момент, который меня заинтересовал — это тайм-менеджмент во время хаоса и экстренной ситуации.

— Вы хотите внедрить тайм-менеджмент в компании?

— Конечно, ведь я руководитель отдела и мой ТМ — ничего по сравнению с организацией времени в отделе.

В начале тренинга Глеб попросил каждого закрасить потерянное время в своем «пироге времени». Если Вы не знаете, что это значит, представьте себе круг, разделенный на 70 секторов (лет). И теперь закрасьте года, уже прожитые, затем одну треть времени, которое будет потеряно во сне, и Вы обнаружите, что времени остается действительно не так много. И, к сожалению, остановить время Вам не под силу. Понимание того, сколько времени осталось у Тебя лично, безусловно, усилило желание участников эффективно управлять временем. Общеизвестное жесткое планирование, когда каждая задача жестко привязана к дате в календаре, зачастую оказывается не эффективным. Ведь большинство задач современного менеджера не привязано к точному времени! На помощь приходит метод гибкого (контекстного) планирования. Он позволяет вспомнить о нужном в нужное время.

Затем нам был предложено практическое задание по результато-ориентированному планированию. Если в вашем ежедневнике есть записи вроде: «Позвонить Ивану Ивановичу» или «Выставка 15.03», вам стоит обратить внимание на результат при постановке задач. Лучше писать «Решить с Иваном Ивановичем вопрос о скидках», «Подготовить презентацию продукции на выставке».

Анализ обычного дня среднестатистического менеджера, личная ТМ-диагностика, определение СМАРТ-целей и приоритетов, варианты самомотивации в Тайм-менеджменте, бурные дискуссии о «пожирателях времени» и методах возражений. Все эти практические задания, перемежаясь с теорией, вносили в обстановку тренинга дополнительное оживление

Первое, что Глеб Архангельский предлагал совершить участникам после тренинга — ввести хронометраж. Без предварительного анализа любое начинание не будет эффективным. Поэтому сначала необходимо понять, куда же теряется наше драгоценное время. Если попробуете записывать свои действия в течение рабочего дня, Вы будете приятно удивлены тем, что в Ваших силах сэкономить несколько часов, которых так не хватает на посещение бассейна или общение с семьей. Разговоры по телефону, просмотр почты, общение с секретарем — это те временные затраты, которые, при правильном подходе, позволят Вам найти скрытые резервы.

Каким инструментом пользоваться для личного тайм-менеджмента? Архангельский рекомендует MS Outlook — оптимальное средство для гибкой организации времени. Действительно, эта программа очень удобна. В отличие от многих других программ для управления временем, Outlook дает широчайшие возможности для его «настройки под себя», «заточки» под личные потребности — с помощью различных цветов, пользовательских представлений, и т. п.

Ну что ж, не буду Вам рассказывать остальные детали тренинга, поверьте, многое осталось «за кадром»: ТМ бацилла, ролевое общение, психотипы личностей, споры в аудитории и бурные обсуждения в перерывах…

Выскажу лишь свое субъективное мнение: тренинг по ТМ необходим каждому, кому не хватает 24 часов в сутки.

После тренинга, я вновь подошел к Наталье Махновской:

— Ваши ощущения после тренинга? Вы получили то, что ожидали?

— Замечательное! Тот энтузиазм, с которым я пришла, не только остался, но и перешел на новую ступень. Я вышла из аудитории с конкретными решениями. Я хотела получить методики ТМ для себя и теперь, после тренинга, я поняла, например, что мне совсем не нужно ограничивать свою творческую деятельность. Теперь я знаю, как ее организовать!

— Вы запланировали посеять ТМ-бациллу?

— Конечно! Это была одна из целей. И я уже определила те методы, которые я буду использовать. Например, я повешу оранжевую табличку-календарик и ответственный будет вычеркивать день за днем, чтобы следить за оставшимся временем. Посев ТМ бациллы я планирую начать с тех людей, которые имеют влияние на коллектив. В дальнейшем они будут сами помогать во внедрении тайм-менеджмента.

После тренинга, как и обещали, мы взяли у Глеба Архангельского интервью. Предлагаем его Вашему вниманию.

«T»: Глеб, Ваши впечатление от Киева? Насколько я знаю, Вы первый раз в нашем городе?

Да, я впервые в Киеве. Мне очень приятно, что я застал момент, когда все организационные сложности, связанные с революцией прошли, а аура еще осталась в воздухе. Она как глоток свежего воздуха, который действительно очень приятен. Мне понравился город, Майдан, Крещатик. Надеюсь посетить Киево-Печерскую Лавру.

«T»: Я надеюсь, Вам покажут и остальные наши достопримечательности. Уверен, что не влюбиться в наш город невозможно. Глеб, расскажите о Вашем Тайм-менеджменте, чем он отличается от общепринятого?

Тайм-менеджмент — это понимание того, как невосполнимое время своей жизни тратить в соответствии со своими целями. Это главная суть. Общепринятое определение ТМ — это определенный набор техник. Как планировать, как структурировать время. Но мое мнение в том, что техники, сами по себе, смысла не имеют. Они могут превратить человека в белку в колесе, которая очень быстро бежит туда, куда в принципе бежать и не надо.

Когда я говорю о ТМ в своем определении, я озвучиваю 2 основных момента. Первое — время невосполнимо и надо его тратить разумно, и второе — его надо тратить в соответствии со своими целями. А далее какие бы техники не использовались, гибкие, жесткие, планирование, хронометраж, ежедневник, Outlook — это уже совершенно технические детали, которые человек выбирает под себя.

«T»: Можно ли говорить, что внедрение гибкого управления временем может изменить характер человека, или все-таки здесь необходимо присутствие таких качеств как усидчивость, скрупулезность.

О необходимости качеств. Часто спрашивают «Есть ли какая-то психологическая предрасположенность к ТМ?» На самом деле — нет. Есть психологическая предрасположенность к классическому западному тайм-менеджменту образца 70-х годов. Который требует скурпулезности, способности жестко все расписывать, но к эффективному управлению временем психологической предрасположенности нет. Скурпулезный человек скорее склонен к жесткому планированию, а человек хаотичный, гибкий, эмоциональный скорее склонен к контекстному планированию. То есть вопрос в том, чтобы определить его психологический тип и затем подобрать под него оптимальную технику. Сам набор техник в нашей методологии гибкого тайм-менеджмента различен. Он подходит под самые разные типы. В самом начале нашего дистанционного курса ТМ-школы мы проводим психологическое тестирование участников и, исходя из него, даем рекомендации.

Меняет ли ТМ характер? Характер — это все-таки глубоко личностная вещь, которую мы стараемся не затрагивать, но какие-то элементы самодисциплины, тайм-менеджмент действительно может развить и усилить. Он может активизировать более эффективное мышление в плане организации и планирования.

«T»: На тренинге Вы показываете Ваши файлы хронометража, планирования. Тысячи страниц, тысячи строк, нельзя сказать, что Вы сапожник без сапог. Как долго Вы пользуетесь методом?

В 90-е годы я впервые прочитал книгу «Эта странная жизнь» Даниила Гранина (http://accoona.ru/lib/PROZA/GRANIN/strange.php) и начал пользоваться системой управления временем, разработанной главным героем книги, исключительно как своим собственным инструментом. Потом, работая в банке и занимаясь стратегическим планированием и проектным менеджментом, я обнаружил, что тема контроля времени необычайно востребована. Я внедрил систему ТМ среди сотрудников, посетил несколько западных семинаров по жесткому ТМ. Проанализировав все плюсы и минусы этой технологии, я разработал свои методики и с тех пор занимаюсь консалтингом. Опыт такого плотного личного использования 7–8 лет для себя и чуть меньше в бизнес-практике для других.

«T»: За это время Вы действительно многого достигли. Как Вы считаете, скольким людям Вы помогли научиться управлять временем?

Давайте посчитаем. Группа 30 человек. Одна группа в неделю. 50 недель в году. 5 лет. Получается 1500 человек в год. Тысячи 4–5 на очных мероприятиях, плюс постоянная аудитория нашего веб-сайта www.improvement.ru порядка 5 тысяч. Временную аудиторию трудно оценить, но примерно 20 тысяч заходило и читало наши материалы.

«T»: Плюс ТМ бацилла…

Плюс подготовка корпоративных тренеров. Например, в декабре я был в Центробанке Казахстана и готовил корпоративных тренеров, которые будут учить 2500 сотрудников аппарата Центробанка.

Уже год мы выступаем по телевидению, на радио, пишем не только в бизнес-изданиях, но и в популярных газетах. Эта тема не только бизнес-продукт, это не только тренинг для менеджера, это тема, которая актуальна для всего общества. Сегодня действительно не хватает культуры управления временем, не хватает понимания того, зачем это нужно. Поэтому и на телевидении и на радио, в школах и в ВУЗах мы проводим некие пилотные проекты

«T»: Глеб, Вы упомянули о ТМ Школе. Расскажите о ней подробнее.

Школа ТМ — это название дистанционного курса, которые мы проводим для физических лиц. Если вкратце — это 4-х недельный курс, построенный на моем пособии «Учебный органайзер», который был изобретен несколько лет назад, чтобы повысить внедряемость этой технологии. Мы пришли к тому, что тренинги и семинары сами по себе работают плохо. Они дают некое понимание темы, некий заряд энергии, но если этот заряд не поддержать, то методика не внедряется. ТМ школа — это как раз идеология на 4 недели на каждый день. Некие практические упражнения. ТМ школа — это еще и поддержка тренера. Каждый день человек пишет небольшой отчет тренеру, получая обратную связь.

ТМ-сообщество — это сообщество, сложившееся вокруг сайта www.improvement.ru.

Это менеджеры, предприниматели, консультанты, люди творческих профессий. В сообществе есть и выпускники ТМ школы и мои выпускники, есть и люди, которые просто заинтересовались темой. Больше всего у нас обычных менеджеров. ТМ сообщество — это место обмена реальным опытом, некое открытое пространство.

«T»: В какой ситуации, руководителю бизнеса желательно пройти тренинг по управлению временем.

Заняться тайм-менеджментом «никогда не рано и никому не поздно». Если у вас не хватает времени на достижение собственных целей, кризис, невыполнение планов — вы получите в свои руки инструмент, который поможет вам найти решение проблем. Тайм-менеджмент одинаково полезен и вне критической ситуации. Время — это один из ключевых ресурсов. Как деньги и информация.

«T»: Как сформировать цели и стратегии личные или корпоративные? От чего оттолкнуться?

Это целый блок семинара про цели. Здесь стоит вспомнить вопрос, который рассматривался на семинаре о «родных» и «не родных» целях. Родные цели — это цели, которые глубоко прочувствованы человеком. Не навязанные штампы, не вычитанные в журнале, а именно те, которые действительно соответствуют тому, чего хочет человек. Навязанные цели — это то, что привычно, приемлемо, общепризнано. Например, Мерседес, вилла и яхта. Поэтому важно определить какие цели действительно родные и близкие, а какие навязаны и несущественны.

«T»: Как проще и эффективнее внедрить систему управления временем, после прохождения тренинга руководителем компании?

Я расскажу старый советский анекдот. «Чем командир отличается от комиссара? Командир говорит «Делай как я», а комиссар говорит «Делай, как я говорю». Командирский подход, конечно, более эффективен. Когда руководитель попробовал на себе и показал другим.

Я рекомендую воспользоваться опытом прокладки дорожек в цивилизованных странах. Сначала посмотреть, как люди сами протаптывают дорожки, а потом эти тропинки просто зацементировать.

Предлагаю сначала закинуть саму по себе идею о том, что время это невосполнимый ресурс и его можно планировать. Разместить статью о тайм-менеджменте в интранет, отправить сотрудникам. По мере того, как эта бацилла будет распространяться, смотреть, что уже можно формализовать.

«T»: Ваша книга «Организация времени», о чем она? Она дополняет информацию по семинару или она может заменить семинар?

На семинаре рассматриваются и свежие вещи, новые кейсы, которые еще не успели попасть в книгу. Она, конечно, не заменит энергетических аспектов семинара: общения, энергетики, которой можно зарядиться, но, как некая система, методология она конечно хороша.

«T»: В Украине можно купить эту книгу?

Первое издание уже распродано. Второе вышло в декабре 2004 года, думаю, что сегодня книгу уже можно приобрести в магазинах Киева

«T»: Чем можно мотивировать внедрение ТМ в компании?

Есть так называемая внутренняя мотивация, когда мы показываем людям пользу. «Вы сможете раньше уходить с работы, сможете больше успевать» В анкетах диагностики я задаю вопрос «Если Вы будете больше успевать, будете ли Вы больше зарабатывать?» Если ответ позитивный, мотивировать людей оказывается гораздо легче. Если же ответ негативный, нужно задуматься «А все ли правильно в системе мотивации в компании?» Если в компании не приветствуется повышение эффективности, то внедрять систему ТМ также не имеет смысла.

Приведу пример мотивирования сотрудников, который недавно подсказал мне директор одной из московских компаний. Он предложил через 2 месяца после проведения тренинга собрать ежедневники топ-менеджмента компании. Затем проверить правильность их заполнения с точки зрения технологии тайм-менеджмента, которую сотрудники проходили на тренинге. По заранее известным критериям определить 3 самых лучших и 3 самых худших ежедневника. Трех победителей наградить дополнительным выходных днем, а с трех худших снять штраф в размере одного рабочего дня.

«T»: Когда Вы в следующий раз планируете быть в Киеве?

Я буду в Киеве в апреле месяце. Причем на этот раз мы с CBS решили провести два открытых тренинга для разных целевых аудиторий.

12—13 апреля состоится тренинг «Гибкие методы организации личного времени». Этот тренинг будет интересен тем, кто на сегодняшний день не управляет временем подчиненных.

15—16 апреля состоится тренинг «Корпоративный тайм-менеджмент». Это программа рассчитана как раз на руководителей направлений, подразделений, отделов компаний, филиалов, директоров и всех тех сотрудников, которые имею подчиненных, и следовательно управляют не только своим временем, но и временем подчиненных.

(от редактора: Напоминаем, эксклюзивная скидка на участие в мероприятиях Глеба Архангельского 7%)

«T»: Глеб, благодарю Вас за интервью. В завершении нашего разговора Ваши пожелания всем участникам проекта TRAINING.COM.UA и всем тем, кто хочет научиться управлять своим временем.

Пожелание: повысить процент времени Вашей жизни, который тратится в соответствии с Вашими ценностями.

И до встречи на тренингах в апреле!

CBS logo
Звонить в Киеве:
+38 044 219-08-08
we in facebook we in vk
Аристотель Онассис
Чтобы преуспеть в бизнесе, нужно заставить других видеть вещи так, как их видите вы. Аристотель Онассис
Вдохновляющие нас отзывы
«Узнала о том, что переговорный процесс необходимо воспринимать дискретно и ориентироваться, какой прием применим в том или ином случае. Нет универсальных правил переговоров, есть набор инструментов, которыми можно пользоваться».
Сотрудник
отзыв о тренинге "ВИП-переговоры. Заключение крупных сделок" Козлов Владимир
Проект о Дизайне Человека и Аналитик Human Design