УПРАВЛЯЯ ВРЕМЕНЕМ - УПРАВЛЯЙТЕ ЖИЗНЬЮ, Станислав Забровский

Журнал "National Business" декабрь-январь (2010-2011)

 Станислав, сегодня понятие «тайм-менеджмент» - уже не просто управление временем. Что оно в себя включает?

 Вы правы, тайм-менеджмент - это не просто управление временем, это управление собственной жизнью. Сюда входит не только умение правильно распределить свое время между отдыхом и работой, но и контроль задач, определение целей и ценностей. Время - невосполнимый и при этом ограниченный ресурс, его не может хватить на всё, поэтому очень важно уметь расставлять приоритеты. Очень справедливо сравнение нашей жизни с сосудом, который каждый заполняет сам. Рутинные дела - это песок, крупные цели - камни. Если положить в сосуд несколько камней, то песок заполнит пустоты. Но если весь сосуд забить песком, то камням просто не останется места.

Вы работаете с такими крупными компаниями, как РЖД, ММК, «Ингосстрах», «Вимм-Билль-Данн». Насколько сегодня в России востребован тайм-менеджмент, по вашему мнению? Малый бизнес тоже применяет в организации работы инструменты ТМ?

Бизнес заинтересован в повышении эффективности труда, а потому тайм-менеджмент очень востребован. Как крупные, так и небольшие компании уделяют этому внимание. Я знаю, что многие предприятия используют OutLook уже не только как почтовый клиент, но и как инструмент планирования и организации труда. Кстати, показатель эффективной работы - отсутствие спешки. В компании, где хорошо организован трудовой процесс, никто никогда никуда не спешит.

Любой человек, обращавшийся в российские госучреждения, сталкивался с полным отсутствием какого-либо тайм-менеджмента. Будет ли меняться эта ситуация?

Не хочется обижать коллег, но, как ни парадоксально, у них на внедрение подходов и инструментов тайм-менеджмента просто нет времени. Как в притче из книги Екклесиаста, когда дровосек рубил деревья тупым топором и тратил на это огромные усилия. Когда ему предложили наточить топор, он ответил: «Мне некогда точить топор, я должен дерево рубить». В государственных учреждениях масса рутинных дел, дублирования, противоречия норм и документов, создается мнимая спешка и искусственный цейтнот,отчего страдают сами же сотрудники. Но, думаю, постепенно ситуация будет меняться. Во-первых, президент страны всегда задает тренды для чиновников. Например, при Ельцине все играли в теннис, при Путине катались на горных лыжах. Медведев демонстрирует всем интерес к технологическим новинкам, различным гаджетам. Быть эффективным становится модно. А во-вторых, кадровый состав омолаживается и в государственных учреждениях, а новое поколение всё же более мобильно.

 Расскажите об основных инструментах ТМ!

Многие ограничиваются составлением списка задач на день в своем блокноте, но этого недостаточно. Но как распланировать день, чтобы хватило времени и на срочные вопросы, и на текущие дела, и на время для подготовки будущих проектов?

При планировании дня или недели разбивайте задачи на «жёсткие», привязанные к конкретному времени, «гибкие», которые нужно выполнить в течение дня, и «бюджетируемые», которые требуют больших затрат времени и сил, но не имеют жесткой временной привязки.

OutLook тоже позволяет вести «жёсткое» и «гибкое» планирование, но при этом ещё даёт возможность контролировать задачи и встречи по нужным разрезам и горизонтам, хотя чаще всего используется просто как почта. Это как купить ноутбук и использовать его только как поднос для чая.

Россияне зачастую не только не могут распорядиться своим рабочим временем, но и не умеют отдыхать. Как быть с этим?

Отдыхать необходимо и в течение рабочего дня, и в выходные. Когда мы учимся в школе, у нас 45 минут длится урок, 10 минут - перемена, когда поступаем в университет - 80 минут пара, 20 минут - отдых. Когда выходим на работу, мы забываем о том, что отдыхать необходимо. Каждый рабочий цикл начинайте полностью восстановленными, по возможности. Не нужно брать на себя кучу обязанностей и неподъемный груз ответственности - делайте свою работу и давайте себе отдых. Ни одному работодателю не нуженчеловек, который переутомлен и не справляется с поставленными задачами. Руководителям можно дать совет: делегируйте больше задач подчиненным, усиливая инструменты разумного контроля. Подчинённые должны знать, что вы ничего не забываете. Не работайте над задачами сами - управляйте информацией о них.

Мне известен такой случай: одна русская девушка, переехав в Германию, вышла на работу. Чтобы лучше вникнуть в свои новые обязанности и специфику компании, она стала задерживаться после официального окончания рабочего дня. В результате руководство посчитало, что она попросту не справляется со своими обязанностями в отведенное время, и девушка лишилась рабочего места. Как вы можете это прокомментировать?

На первый взгляд, человеку с менталитетом среднего россиянина эта ситуация покажется несправедливой. У нас даже принято задерживаться на работе - наоборот, тот, кто уходит вовремя, вызывает удивление более «трудолюбивых» коллег. Я же считаю, что подход европейцев намного рациональнее и правильнее, и даже как-то «честнее».

Девушку уволили не за то, что «не справлялась», - это видимая часть ситуации, так сказать «буква». Давайте заглянем внутрь: есть хорошее предприятие, всё работает чётко, люди уходят вовремя (значит, лучше восстанавливаются и более мотивированы), сложился определённый порядок, который это всё поддерживает. Тут появляется наша «героиня» и сама решает, каких распоряжений ей стоит придерживаться, а каких нет. Какой при этом возникает прецедент и примердругим? Значит, под «благовидным» предлогом можно правила нарушать?! А это очень далеко идущие последствия. «Со своим уставом в чужой монастырь не ходят», поэтому я думаю, что руководство компании поступило  абсолютно правильно,  если человек сразу  не даёт себе труда думать о своих действиях и их последствия.

 Тренинги и семинары по тайм-менеджменту дают человеку знания и в какой-то степени навыки. Но как можно мотивировать работника использовать их на работе?

Действительно, это очень актуальный вопрос, так как участники семинаров очень разные. Я провёл не одну сотню разных тренингов в СНГ и заметил, что как человек учится, так он, как правило, и работает. В любой группе, которая проходит тренинг, как и в любой компании, без труда выделяется несколько типовых подгрупп. Сотрудников и участников условно можно разделить на три категории: первые - это люди, которые просто не умеют делать плохо, чем бы ни занимались. Свою работу они выполняют безупречно, кем бы ни являлись - руководителями, продавцами, официантами или медсестрами. Они умеют и хотят работать, на тренинг приходят с желанием учиться и применять навыки на практике. Это самые ценные для любой компании сотрудники, «золотой фонд». Вторая подгруппа - люди, которые пока так не умеют, но их можно научить и они хотят этого. Не могут и не хотят, но могут создавать помехи другим, так как легко кооперируются. Возвращаясь к вопросу, могу сказать: люди, входящие в первую группу (таких социологи называют «обладающими самомотивацией») будут самостоятельно улучшать свою эффективность и использовать новые знания в работе. Вторые научатся. Третьих лучше сразу увольнять.

По вашему опыту, можно ли выделить таких неэффективных сотрудников на начальных этапах, еще до того, как они будут приняты в штат компании?

Это сделать нетрудно. Во-первых, человека, который умеет, любит или хотя бы привык трудиться, всегда выдает блеск в глазах и энтузиазм, если он говорит о любимой работе. Он может рассказывать о том, что сделал для компании, в которой работал прежде. На собеседовании спросите претендента на вакансию, какого наибольшего успеха он достиг на предыдущем месте, что реализовал, за счёт чего и как преодолевал проблемы. По деталям в ответах сразу станет понятно, что человек представляет собой, самостоятельнодостиг результата или нет. Можно и подстраховаться, не полениться и позвонить предыдущему работодателю, чтобы получить достаточно подробную характеристику потенциального сотрудника. Если смело даст телефон, значит, ушёл корректно, неплохо пройтись с ним по определённым контрольным точкам.

Поделитесь вашими личными секретами управления временем?

На самом деле, секретов нет. В своей ежедневной практике я пользуюсь методом заполнения «дыр времени». Время, которое провожу, например, в ожидании рейса в аэропорту, я трачу с пользой - допустим, слушаю аудиокниги. Сначала было сложно воспринимать информацию на слух, но со временем я себя к этому приучил. Еще одно полезное правило - это чередование нагрузки. Например, я люблю бизнес-книги, но в качестве отдыха слушаю или читаю художественную литературу.

Из инструментов тайм-менеджмента я часто использую метод планирования по контекстам - местам, людям. Метод очень эффективен в российских реалиях, когда много хаоса. Например, сегодня я буду в этом месте, там мне надо встретиться с такими-то людьми и решить такие-то задачи.

CBS logo
Звонить в Киеве:
+38 044 219-08-08
we in facebook we in vk
Генри Форд
- Все можно сделать в два раза лучше, чем делалось до сих пор.
Генри Форд.
Вдохновляющие нас отзывы
«Впечатление позитивное. Тренинг помог подойти к вопросу продаж с другой стороны и отработать технику переговоров. Однозначно стоит пройти для развития переговорных навыков».
Рудич Екатерина
отзыв о тренинге "Управление отношениями с клиентами" Татарский Константин
Проект о Дизайне Человека и Аналитик Human Design